Comment transformer une idée en projet et en réalité
Introduction
“La réalisation d’un objectif prend très peu de temps lorsque l’énergie est concentrée sur une action spécifique.” (Chris Street)
Comment gérer des projets multitâches, les outils les plus précieux que vous pouvez utiliser pour faire de gros travaux plus rapidement, comment résoudre les problèmes qui compromettent la réussite du projet, comment réduire au minimum la complexité du projet?
Votre capacité à planifier, organiser et mener à bien des projets, des « tâches multitâches », est la clé pour atteindre des niveaux élevés de productivité, de performance et de rémunération.
Plus vous devenez efficace dans votre travail, plus il est probable que vous serez chargé de tâches multiples. Votre capacité à organiser ces tâches et à les mener à bien dans les délais et le budget impartis sera un facteur clé de votre réussite.
Selon l’Université Stanford, votre capacité à travailler avec une équipe composée d’autres personnes pour accomplir de grands travaux est la qualité la mieux payée et la plus indispensable du leadership et du succès dans le monde du travail.
Comment gérer des projets multitâches, les outils les plus précieux que vous pouvez utiliser pour faire de gros travaux plus rapidement, comment résoudre les problèmes qui compromettent la réussite du projet, comment réduire au minimum la complexité du projet?
1. Presque chaque travail important dans le monde du travail est appelé « travail multitâche », un projet qui nécessite du personnel et une coordination complète.
L’importance et la valeur de votre travail sont largement déterminées par le nombre de tâches multitâches qui vous ont été attribuées. Vous devez devenir un maître des petites choses, des petits projets, si vous voulez devenir un maître des grands projets. Chaque fois que vous maîtrisez une tâche ou un projet complexe, vous vous préparez à des tâches encore plus vastes et complexes.
2. Les compétences de base nécessaires à votre réussite sont la planification et l’organisation des compétences, en particulier pour la réalisation de tâches multiples.
La planification nécessite que vous notiez chaque étape à compléter pour mener à bien le projet. L’organisation nécessite ensuite de réunir les personnes et les ressources nécessaires pour mener à bien la tâche dans les délais et le budget impartis.
3. Le point de départ pour mener à bien une tâche ou un projet complexe consiste à définir les résultats idéaux souhaités.
Demandez-vous: «Si nous accomplissons cette tâche à la perfection, à quoi ressembleraient les résultats?» Définir le résultat idéal du projet du point de vue de la personne ou des personnes qui devront utiliser les résultats du projet. Commencez avec une clarté absolue du but, puis revenez au présent avant de commencer.
4. Une fois que vous avez défini les résultats idéaux souhaités, vous devez définir un délai réaliste pour l’achèvement.
Déterminez la date idéale d’achèvement. Établissez une série de sous-échéances pour chaque partie majeure de la tâche. Intégrez un facteur de fudge de 30% ; prévoir plus de temps pour les retards imprévus.
5. Faites une liste complète de tout ce qui doit être fait pour mener le projet à bien.
Travaillez à rebours avec votre liste, en commençant par la dernière chose à faire avant l’achèvement, puis l’avant-dernière chose jusqu’aujourd’hui. Cela vous donne une carte routière. Numérotez chaque tâche à exécuter du début à la fin. Demandez-vous de quelles informations supplémentaires vous aurez besoin pour mener à bien cette tâche. Faites de cette information une tâche de votre liste, une des choses à faire.
6. Déterminez votre étape limite, votre point d’étranglement ou votre contrainte à remplir la tâche.
Quelle est l’étape limite qui détermine la vitesse à laquelle vous terminez le projet? La partie du projet qui prend le plus de temps est généralement le facteur déterminant du temps que prendra le projet dans son ensemble. Concentrez tous vos efforts sur l’atténuation de cette étape limitante, de cette contrainte ou de ce point d’étranglement.
7. Il existe deux manières d’organiser un projet multi-tâches.
SEQUENCE – chaque étape du projet qui doit être achevée avant que l’étape suivante puisse commencer.
PARALLIEL – lorsque plusieurs tâches peuvent être traitées simultanément.
Créez une feuille de planification de projet avec les semaines ou les mois en haut et les tâches individuelles en bas à gauche. Cela vous donne une représentation visuelle du projet du début à la fin.
8. Une fois que vous avez écrit chaque étape sur papier, attribuez et déléguez, par discussion et dialogue, chaque tâche à une personne de votre équipe.
Chaque tâche doit être déléguée avec une date limite pour l’achèvement. Chaque personne doit savoir ce que chaque autre membre de l’équipe doit faire et à quelle heure. Une fois que vous avez délégué et attribué chaque tâche, vous devez intégrer un processus de révision, en prévoyant une heure et un lieu de contrôle pour voir comment les choses se passent.
9. Il existe dans les entreprises une règle qui dit: “Tout coûte deux fois plus cher et prend trois fois plus de temps que prévu”.
La loi numéro un de Murphy stipule que “tout ce qui peut mal tourner va mal tourner.” La loi Murphy numéro deux stipule: «De toutes les choses qui peuvent éventuellement aller mal, la pire chose ira mal au pire moment possible.” La loi numéro trois de Murphy’s stipule: «Peu importe le temps que vous avez alloué, cela prend toujours plus de temps que prévu.” La loi numéro quatre de la loi Murphy stipule: «Peu importe le montant que vous avez alloué, cela coûte toujours plus cher.” La loi numéro cinq de Murphy’s stipule: “Avant de pouvoir faire quoi que ce soit, vous devez faire autre chose en premier.”
Ces lois sont presque incassables et ont été développées par des personnes qui ont travaillé sur des projets de toutes sortes.
10. Avant de commencer, prenez le temps d’identifier tous les problèmes que vous rencontrerez probablement lors de la réalisation de ce projet. Pratiquez «Anticipation de crise». Dressez une liste de tout ce qui pourrait mal tourner pour interrompre la réussite du projet. Développez votre «Plan B», votre série d’alternatives à ce que vous ferez lorsque l’inévitable se produira.
11. Utilisez un storyboard pour créer une image visuelle du projet que tout le monde peut voir. Utilisez un grand tableau blanc où vous pouvez utiliser des notes ou un tableau de liège où vous pouvez utiliser des punaises. Mettez un “en-tête” en haut au milieu, qui contient le nom du projet. Placez une rangée de cases sous l’entête contenant des sous-têtes qui peuvent être des mois, des personnes ou des zones de projet. Sous chaque sous-tête, vous postez une série de cartes autocollantes ou de cartes pour chaque tâche. Vous pouvez les déplacer d’un sous-chef à un autre si une responsabilité, une tâche ou une exigence change.
12. Plusieurs types de problèmes sont susceptibles de survenir lors du démarrage et de l’achèvement d’un projet.
Le premier problème est de s’attendre à ce que tout se passe bien et de ne pas s’attendre à ce qu’il y ait des problèmes. Le deuxième problème est d’essayer de se dépêcher, d’essayer de faire trop dans un délai trop court. Le troisième problème est le manque de temps pour terminer la tâche ou le projet, ce qui permet maintenant des retards ou des interruptions.
13. La loi de la complexité, que j’appelle stipule que les difficultés de chaque tâche augmentent avec le carré du nombre d’étapes de la tâche.
Les difficultés sont définies comme des coûts supplémentaires potentiels, des problèmes ou du temps supplémentaire.
14. Votre capacité à gérer des projets multitâches est la compétence essentielle pour réussir et diriger. La gestion de projet est le lieu où l’essence de tout ce que vous savez et de toutes vos capacités s’assemble pour être démontrée. Plus vous accomplirez des tâches multitâches de qualité, meilleurs seront vos résultats, plus vous gagnerez d’argent et plus vous remporterez de succès dans tous les aspects de votre vie.